Geschäftsprozessautomatisierung
Arbeit, die heute eine Person macht, indem sie Daten zwischen zwei Systemen kopiert, jede Woche, in derselben Reihenfolge. Solche Arbeit lässt sich meist genau beschreiben, also auch als Code schreiben.
Was dazugehört
- Datensätze zwischen Werkzeugen abgleichen, die nicht miteinander sprechen
- Geplante Jobs: Berichte, Abstimmungen, Erinnerungen, Aufräumarbeiten
- Webhook-Empfänger mit Signaturprüfung und Schutz gegen Wiederholungen
- Dokumente und Rechnungen aus echten Daten erzeugen
- Benachrichtigungen, die die richtige Person mit dem richtigen Kontext erreichen
Wann das nötig ist
Wenn jemand eine Aufgabe in Schritten beschreiben kann und sie seit Monaten von Hand macht. Wenn dieselbe Zahl in drei Systeme getippt wird. Wenn ein Monatsbericht zwei Tage Dateisammeln bedeutet.
Auch wenn eine Automatisierung existiert, ihr aber niemand traut, sodass der manuelle Prozess parallel weiterläuft.
Was meist schiefgeht
- Keine Idempotenz: ein wiederholter Webhook erzeugt denselben Auftrag zweimal
- Stille Fehler: der Abgleich stoppt im März und fällt im Juni auf
- Zugangsdaten in ein No-Code-Werkzeug eingefügt, das halbe Firma öffnen kann
- Einen kaputten Prozess automatisieren, statt zuerst den Prozess zu reparieren
Was wir tun
Wir kartieren den Prozess mit der Person, die ihn ausführt, samt der Ausnahmen, die sie ohne Nachdenken behandelt. In diesen Ausnahmen liegt meist der Wert.
Dann bauen wir so, dass jeder Lauf aufgezeichnet wird, jeder Fehler sichtbar ist und ein zweiter Lauf keine Daten beschädigt.
Projektablauf
- Prozesskartierung, schriftlich festgehalten und bestätigt, bevor gebaut wird
- Ein erster Ablauf läuft neben dem manuellen Prozess, bis ihm vertraut wird
- Protokollierung und Alarme, damit innerhalb von Minuten klar ist, wenn er stoppt
- Übergabe mit Zugangsdaten in Ihren Konten und dokumentierter Rotation
Welche Aufgabe passiert jede Woche von Hand?
Beschreiben Sie sie wie einer neuen Kollegin. Das genügt für den Zuschnitt.